メールが減らないのは“読み方”が原因？秒速で捌く3ステップ【今日から使える】

■ メール地獄は「量」ではなく“読み方”で決まる

1日が始まると、受信トレイにずらりと並ぶメールたち。
「読むだけで午前中が終わる…」なんて日もありますよね。

管理職として働く中で痛感したのは、
メール処理の速さは“スキル”ではなく“読み方”が9割ということ。

実は、読み方さえ変えればメールの時間は半分以下になります。

メールを読む前に、まず分類すること。
分類はこの3つだけでOKです。

読む順番を決めるだけで、時間のロスが一気に消えます。

メールは全部読む必要はありません。
重要なのは次の３つだけ。

この３点さえ拾えれば、必要な行動が瞬時に判断できます。

管理職として最も効果が高かったのが、
よく使う返信文をテンプレ化しておくこと。

例：
「承知しました。確認してご連絡します。」
「資料ありがとうございます。◯日までに対応いたします。」

毎回考えるのではなく、
“入力するだけ”の状態を作ることで処理速度が2〜3倍になります。

メール処理の速さは、環境を整えるだけでも向上します。

長時間の入力でも疲れにくく、ミスも減る。

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メールは毎日の“積み重ね”。
小さな改善が、仕事全体の生産性を底上げします。

読み方を変えれば、受信トレイは必ず軽くなります。
明日のメールが、今日よりラクになるはずです。

この方法を部下に共有したら、こう言われました。

「〇〇さん…返信早すぎて、AIかと思いました」

いや、違う。効率を求めたらこうなっただけだよ。