伝わる人は“短く書く”──読みやすい文章になる3つのコツ【ビジネスメールにも使える】

■ 長い文章は、読み手にとって“負担”になる

メール、チャット、議事録、報告書…。
仕事で書く文章は、とにかく「短いほうが」伝わります。

管理職として日々感じるのは、
伝わらない文章は、内容ではなく“長さ”が原因であることが多いということ。

読み手は忙しい中で文章を読むので、短く・明快に伝えるほど評価されます。

読み手を悩ませる最大の原因は、
「結局どうしたいの？」がわからないこと。

・お願いしたいこと
・判断してほしいこと
・報告すべきこと

これを文頭に1行で書くだけで、文章の半分は勝ったも同然です。

1文が長いと、読み手は途中で迷子になります。
40文字以内を意識すると、自然と文章が整理されます。

例：
NG：「本件についてはA案とB案がありますが、どちらもメリットがあり…」
OK：「結論：A案を推します。理由は〇〇です。」

ビジネス文章に必要なのは“情報”であって、“装飾”ではありません。

削るだけで読みやすくなるNGワード：
・とても
・かなり
・やはり
・〜と思われます
・〜ではないかと考えています

これらを外すだけで、文章は一気にシャープになります。

書く環境や道具を整えるだけで、文章の質は驚くほど変わります。

構造化された紙面は、文章を短くする練習に最適。

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入力しやすいだけで、文章の推敲回数が増えます。

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目の疲労は文章力の大敵。明かりの質を上げると集中が続く。

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文章が短い人は、相手の時間を奪いません。
そして短く書ける人は、物事を整理して考えられる人でもあります。

今日から少しずつ、
短く、明快に、わかりやすく。
それだけで仕事は驚くほどスムーズになります。

先日、部下に「文章は短く！」と伝えたところ…

「了解です。」とだけ返信が来ました。

いや…短すぎるのも考えものなんだけどね。